Skydda organisationen från information och kommunikation

I motståndsgrupper kan informationsteknologin förlama kampen. Detta händer när informationen stockar sig och skapar fördämningar, vad som populärt kallas information-overload. Informationsflöden kan komma från andra organisationer eller uppstå inom den egna organisationen.

En motståndsgrupp behöver organisera sig så att den skyddar sig från flöden av information och kommunikation.

Eliminera behovet av kommunikation

Vi ska inte använda informationsteknologi för att underlätta kommunikationen, menar organisationsforskaren Lars Groth. Han vänder upp och ner på hur aktivister och organisatörer gärna vill se på IT. Informationsteknologi ska inte göra kommunikation lättare och effektivare. Istället ska teknologin användas för att eliminera behovet av kommunikation.

Informationsteknologi kan automatisera rutinärenden så man undviker onödig kommunikation. Rutiner och vanor skyddar både organisationen och medvetandet från information.

Precis som med skrift på papper är IT effektivt för att arkivera information. Informationen hålls dold samtidigt som den blir tillgänglig när den behövs. Det Lars Groth kallar information sharing handlar om tillgänglighet inte om ständig överföring av information.

Slippa belasta minnet

Informationsteknologi möjliggör komplexa organisationer. En komplex organisation är en organisation som inte är centralstyrd eller detaljplanerad. Komplexa organisationer skapar en sorts okontrollerad dans som kan bli stabilare och effektivare än detaljplanering.

Komplex blir i så fall motsatsen till komplicerad. Centralstyrning blir trögt och komplicerat. Komplex blir mer dynamiskt och hållbart.

Den komplexa oförutsägbara dansen kan bara uppstå ifall IT gör att man slipper belasta minnet. Och ifall IT får oss att undvika tidsödande kommunikation av information. IT möjliggör att informationen processas utanför det mänskliga medvetandet. Utan IT skulle en organisation fastna i flaskhalsar som uppstår när styrelser, ledare och organisatörer försöker få kontroll över alltför mycket information.

Informationsteknologi är alltså en möjlighet att slippa information och att slippa minnas.

Information skapar dumhet och dödar engagemang

Välkommen
på tvådagars intensivkurs i kreativare och jämlikare samarbete!

Eller beställ kurs till er organisation. Hur skyddar organisationen sig från information och tröghet?

Undersökningen Too much information-age gjord av Jack Santos på Burton Group visar att IT används för att bombardera organisationer med information.

I rapporten hävdar nästan hälften av IT-ledarna att de överöses med för mycket information. Var femte ledare förstår inte värdet av den information de tar emot. Jack Santos menar att informationsöverbelastning hindrar förmågan att tänka strategiskt och fokusera på grundläggande frågor.

Överösningen av information leder till dåligt beslutsfattande och oförmåga att förstå sammanhang. Även vanliga sociala färdigheter kan kollapsa. Samarbete och gemenskap övergår i ensamhet och stress.

Hur undviker organisationer information?

Här är några tekniker för att undvika information som använts i plogbillsrörelsen. Med dessa tekniker har beslutsmöten kunnat blivit narrativa istället för detaljbeslutande.

  • Använd inte stormöten för sammanträden och beslut. Använd istället små arbetsgrupper. En arbetsgrupp kan ha öppen inbjudan ifall det är någon utanför arbetsgruppen som är engagerad i någon beslutsfråga. Med öppen inbjudan kan en arbetsgrupp alltså ha gäster från koordineringsgruppen eller från den övriga organisationen på ett beslutsmöte.
  • Informera inte i storgrupp. Använd istället anslagstavla, blogg eller hemsida. När flera plogbillsgrupper samarbetat har grupperna använt korridorer och väggar eftersom anslagstavlor inte räcker till. En fördel med blogg är att en arbetsgrupp publicerar protokoll, inbjudningar och förslag på själva bloggen. Andra använder kommentars-funktionen för att ge synpunkter och förslag till arbetsgruppen.
  • Delegera bort alla frågor från koordineringsgruppen eller styrelsen förutom principfrågor, gränsdragningar och konflikter mellan arbetsgrupper. I organisationer där styrelsen planerar och driver själva verksamheten förvandlar styrelsen till en flaskhals. Detta sliter ut styrelsemedlemmar och drar undan engagemang från resten av organisationen.
  • Men även i arbetsgrupper kan detaljinformation överbelasta och trötta ut. Använd sammanträden för berättelser och reflektion hellre än detaljbeslut och information. Delegera detaljbeslut till par-grupper eller enskilda.
  • En arbetsgrupp kan använda mejl eller samarbetsverktyg på internet för enkla beslut. Fysiska möten kan i så fall ägnas åt innovationer, gemenskap och djupare reflektion.
  • Undvik att skicka information i mejl, lägg istället in länkar med tydliga rubriker.
  • Med ovanstående tekniker kan man minska antalet frågor under möten och ha tid med djupare reflektioner.
  • När en grupp träffas: experimentera, träna, filosofera. Högläs från sådan poesi, litteratur eller filosofi som har en koppling till gruppens arbete. Efter högläsningen kan gruppen ha en kort tystnad innan reflektioner kommer igång. Att lägga in litteratur, teater och poesi i en arbetsgrupp leder till att samtalen inte fastnar på en stagnerande mellannivå. Litteratur kan göra möten mer personliga och mer abstrakt filosofiska, mer konkreta och mer teoretiska.

Dessa och liknande metoder kan hjälpa en organisation att gå över från informationsprocessande till narrativ reflektion, från tröghet till innovativ förnyelse.

Övergången från fokus på information till fokus på berättande och lyssnande har möjlighet att revolutionera organisationer och arbetsplatser. Att berätta berättelser om erfarenheter, misstag och experimenterande skapar en pågående revolution. Det sätter igång ringar på vattnet istället för att dränera engagemang.

Per Herngren
2008-01-11, version 0.2

Referens

Lars Groth, Future Organizational Design. The Scope for the IT-based Enterprise, recenserad av Pasi Pyöriä i Acta Sociologia: volume 45, 2002, s 242-243.

”För mycket information dödar din produktivitet”, IDG News 2008-01-07.

Per Herngren, “Samtidsslaveri hindrar politisk förändring“, 2013.

Per Herngren, Civil olydnad – en dialog, Lindelöws förlag, 1999.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *